Herausforderungen bei Über-Nacht-Lieferungen
Bei vielen Betrieben, insbesondere Restaurants, Kantinen und Lebensmittelgeschäften, werden Waren häufig nachts angeliefert. Dank dieser sogenannten “Dark Deliveries“ wird einerseits der laufende Betrieb weniger gestört und andererseits sichergestellt, dass vor allem Produkte mit sehr kurzer Haltbarkeit, wie Fisch, Kräuter, Backwaren oder Convenience Food, am Morgen frisch vorrätig sind. Eine Problematik ist jedoch die Zutrittsregelung zu diesen zum Teil sensiblen Bereichen. Über-Nacht-Lieferungen werden, neben den regulären Lieferanten und Logistikunternehmen, oft auch von unterschiedlichen Drittanbietern durchgeführt. Zudem wechselt selbst bei den bekannten Dienstleistern immer wieder das Personal. Damit erhalten auch bisher unbekannte Fahrer außerhalb der Geschäftszeiten Zugang zum Gebäude sowie zu den Lager- oder Kühlräumen. Dies birgt Risiken für alle Beteiligten. Eine Lösung bieten hier intelligente Systeme zur Zutrittskontrolle. Sie geben Unternehmen die Möglichkeit, ein oder mehrere Ladengeschäfte oder Lager von einem einzigen, unter Umständen weit entfernten Standort aus zu verwalten und sicherzustellen, dass die Über-Nacht-Lieferungen sicher und pünktlich erfolgen. Kein Mitarbeiter muss mehr spät Abends oder Nachts anwesend sein, um Türen zu öffnen oder darauf vertrauen, dass externe Mitarbeiter mit den anvertrauten Schlüsseln oder Zutrittsmitteln sorgsam und verantwortungsbewusst umgehen.
Zutrittsmanagementexperte Brivo erläutert, wie mithilfe solcher digitaler Lösungen, wie etwa den sogenannten Mobile Credentials, Nutzern bestimmte Zutrittsrechte zugewiesen werden können. Das Unternehmen zeigt auf, wie sich Lieferanten und externe Mitarbeiter beispielsweise über ein Smartphone authentifizieren und dieses quasi als Schlüssel für den Zugang zu Gebäuden oder bestimmten Bereichen nutzen können. So ist es kein Problem mehr, wenn der vertraute und zuverlässige Fahrer, der eigene Mitarbeiter oder der Sicherheitsdienst mal ausfallen. Die Anlieferung kann trotzdem wie gewohnt stattfinden, und Geschäftsprozesse werden nicht verlangsamt oder behindert
Die Herausforderungen der „Schlüsselstrategie“
In der Vergangenheit haben betroffene Unternehmen den Lieferanten ihres Vertrauens oft einfach den Schlüssel für die benötigten Räume zur Verfügung gestellt und auf die Zuverlässigkeit und Ehrlichkeit ihrer Dienstleister vertraut. Was für einen Restaurantbesitzer mit 1-2 Lieferanten eventuell noch machbar ist, lässt sich bei größeren Betrieben sowie angesichts wechselnder Lieferdienste und Fahrer jedoch nicht umsetzen. Zudem müsste der Schlüssel auch zwischen verschiedenen Personen hin und her gegeben werden, falls nicht immer die gleiche Person die Lieferfahrt übernimmt. Ferner entstehen hohe Kosten für den Austausch der gesamten Schließanlage, wenn ein Schlüssel verloren geht. Das gilt natürlich nicht nur für die Lieferanten, sondern auch für den Fall, dass ein Mitarbeiter einen Schlüssel verliert.
Die „Torwächter-Methode“ und ihre Nachteile
Ein anderer Weg, um die nächtliche Warenanlieferung zu gewährleisten, ist die persönliche Anwesenheit eines Mitarbeiters des zu beliefernden Unternehmens oder eines beauftragten Sicherheitsdienstes. Dieses Personal muss dann die Identität der Zulieferer überprüfen und alle notwendigen Türen zum Gebäude und den Lager- oder Kühlräumen öffnen. Die Überwachung und Abwicklung dieser Lieferungen kann jedoch zahlreiche Probleme bergen, wenn etwa der eingeteilte Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Gründen verhindert ist, sich verspätet oder nicht in der Lage ist, die Zutrittsberechtigung der Lieferanten fundiert zu überprüfen. Fällt dieser Beauftragte aus, muss eine Ersatzperson mitten in der Nacht unter Umständen eine lange Anreise auf sich nehmen, damit etwa mehrere Kilogramm Meeresfrüchte nicht vor verschlossener Tür verderben – was voraussetzt, dass der Ausfall des Zuständigen überhaupt weitergegeben wird. Wenn ein Sicherheitsdienst die Zutrittskontrolle übernimmt, kommt es häufig zu Kommunikationsbrüchen, denn sowohl auf Seite der Lieferanten und Fahrdienste als auch bei Sicherheitsdiensten wechselt das Personal häufig.
Problematischer Einsatz von Token-Lösungen
Schlösser mit Zahlenkombinationen oder programmierbare sogenannte Token sind ein erster Schritt in Richtung digitale Lösungen, um Schlüssel zu ersetzen. Um eine reibungslose Funktion auch bei wechselnden Zugangs-Codes zu gewährleisten, müssen jedoch alle Mitarbeiter und Lieferanten zuverlässig informiert werden, und es gibt keine Kontrolle darüber, wer seinen Code eventuell an Dritte weitergibt. Ähnlich ist die Problematik bei den Token. Zwar ist die Weitergabe schwieriger als bei einem reinen Code, dafür sind die Kosten für das System und der Aufwand für die Programmierung jedoch noch höher.
Keine zeitliche Flexibilität beim Zutrittsmanagement
Bei der Vergabe von Schlüsseln, Codes oder Token gibt es zudem meist keine Möglichkeit, ein bestimmtes Zeitfenster für eine bestimmte Lieferung festzulegen. Bei Token ließe sich dies mit hohem Aufwand umsetzen – sollte es aber beispielsweise zu einer Verzögerung der Lieferung kommen, ist zu diesem Zeitpunkt nicht immer jemand von der IT erreichbar, der das Zeitfenster anpassen könnte. Im Großen und Ganzen besteht daher bei all diesen Optionen ein hohes Risiko, dass sich nicht regulieren lässt, zu welchen Zeiten und zu welchem Zweck Mitarbeiter und externe Partner ihren Zutritt zum Gebäude oder bestimmte Räumlichkeiten nutzen.
Mobile Access System für bessere Transparenz
Ein weiteres Manko bei vielen bisherigen Methoden ist, dass die Verantwortlichen nicht aus der Ferne kontrollieren können, ob eine Lieferung eingetroffen ist und ob die Waren ordnungsgemäß abgelegt wurden – beispielsweise in der Kühlung. Wird das Fehlen einer Lieferung oder eine unsachgemäße Handhabung bemerkt, ist die Ware vielleicht bereits nicht mehr brauchbar oder kann nicht rechtzeitig ersetzt werden. Bei einer Kantine in einem großen Unternehmen, dem Catering für eine wichtige Veranstaltung oder der Lieferung an eine große Fast Food- oder Supermarkt-Kette kann ein solcher Ausfall enorme Kosten und Reputationsverluste nach sich ziehen.
„Viele größere Betriebe haben bereits stärkere Sicherheitsmaßnahmen implementiert. Bisher war dies aber oft mit hohen Kosten und erheblichem Aufwand verbunden“, erklärt Ingo Meijer, VP of EMEA Sales bei Brivo. „So hat sich etwa eine große Restaurantkette an uns gewendet, da es im Schnitt 30 Minuten Aufwand mit sich bringt, einen Fahrer für das Zutrittssystem zu registrieren und mit dem notwendigen Token auszurüsten. Da die Fahrer aber immer häufiger wechseln, war das bisherige System nicht mehr praktikabel. Aus diesem Grund haben sie sich für die Umstellung auf ein Mobile Access System entschieden.“
Ein modernes System zur mobilen Zutrittskontrolle bietet den Vorteil, dass keine dedizierte Hardware benötigt wird. Die Zutrittsberechtigung und Authentifizierung wird über die Smartphones der Mitarbeiter oder Lieferanten umgesetzt. Wenn der Besitzer die notwendigen Zugangsrechte hat, dient das Smartphone quasi als Schlüssel für den Zugang zu Gebäuden oder extra gesicherten Bereichen. Eine mobile App kommuniziert mit dem Lesegerät an der Tür und ermöglicht den Nutzern den Zugang zu Räumlichkeiten – ohne die herkömmlichen Plastikkarten, Token, etc., die übergeben und programmiert werden müssen. Über die Cloud können die Zutrittsrechte in Echtzeit vergeben und angepasst werden, ohne dass ein internes IT-Team benötigt wird. Damit liefern Mobile Credential-Systeme die Basis für ein ganzheitliches und integriertes Zutrittskontrollsystem, das sowohl die Sicherheit als auch den Komfort für Mitarbeiter und externe Partner erhöht. Zudem ist davon auszugehen, dass derartige Systeme in Zeiten von Personal- bzw. Fachkräftemangel noch an Bedeutung gewinnen, weil sie Mitarbeiter entlasten und diese ihren eigentlichen Aufgaben besser nachgehen oder von gesundheitsschädlichen bzw. gefährlichen Nachtschichten verschont werden können.
Autor: Ingo Meijer, VP of EMEA Sales at Brivo