Anzeigen IM BA

Wie kann KI den Büroalltag für Ingenieure erleichtern?

Künstliche Intelligenz wird von vielen Menschen immer noch mit einer besonders futuristisch anmutenden Technik in Verbindung gebracht. Dabei reicht ein kurzer Blick, um die Omnipräsenz von KI zu zeigen – in modern moderne Fabriken, überwacht sie den Materialfluss, unterwegs filtert sie in unserem Smartphone die Bilder nach denen mit Sonnenschein und daheim kann Smart Home uns per Stimmerkennung die richtige Musik abspielen, während das Thermostat sich vollautomatisch reguliert. Nicht alles wird von jedem genutzt, aber immer stärker bricht KI in unseren Alltag ein und eröffnet neue Möglichkeiten.

Doch was verbirgt sich eigentlich genau hinter dem Begriff der „Künstlichen Intelligenz“? Zusammengefasst handelt es sich hierbei um einen spezifischen Teilbereich der Informatik, in dessen Zusammenhang der Fokus auf der Automatisierung und dem Lernen durch besagte Maschinen gelegt wird. Auf diese Weise soll es möglich sein, menschliche Entscheidungen abzubilden, indem diese – auf der Basis einer entsprechenden Programmierung – vergleichsweise selbstständig durch die Maschine getroffen werden.

Damit genau das jedoch funktionieren kann, wird in den meisten Fällen auf spezifische Algorithmen gesetzt. Diese reagieren der individuellen Situation entsprechend. So lassen sich Abläufe optimieren egal ob in der Fabrik, daheim oder auch sogar im Büro. Aber hierzu später mehr.

Künstliche Intelligenz – bereits Alltag oder erst am Anfang einer Entwicklung

KI im klassischen Ingenieursalltag setzt sich u. a. im Zusammenhang mit Automatisierungstechnik immer stärker durch. Sie kommt aber auch im Hinblick auf besondere Suchverfahren zum Einsatz oder bei regelbasierten bzw. logikbasierten Systemen und Anwendungen, mit deren Hilfe eine verlässliche Fehlerdiagnose erstellt werden soll. Je größer der Pool an Daten ist, auf den die Ingenieure zugreifen können, umso genauer kann gearbeitet werden. KI lernt im Idealfall dementsprechend kontinuierlich und kann sich so noch besser an die Erwartungen der Nutzer anpassen.

Systeme aus dem Bereich der KI basieren auf intelligenten Algorithmen. Im Ingenieursalltag werden diese z. B. dazu genutzt, auf Daten aus vorhandenen Statistiken und Wahrscheinlichkeitsrechnungen zuzugreifen und so für ihre Art des „Denkens“ klassische Erfahrungswerte zu sammeln. Durch die Arbeiten von Ingenieuren lassen sich so bspw. bereits Blitzeinschläge voraussagen oder Krankheiten per Mikroskop-Untersuchung genauer erkennen. Das sind jedoch sensible Entwicklungen. Die Verwendung von KI in diesem hochwissenschaftlichen Kontext ist noch in keiner Weise obligat. Schließlich muss ein KI Programm, bevor es auf den Markt gebracht wird, es zahlreichen Tests unterzogen werden.

Im Unternehmerischen Kontext dahingegen ist KI schon längst etabliert. Bereits seit den Neunzigern gibt es ein Bestreben Geschäftsabläufe an technische Lösungen zu übertragen. Das fängt bei der Entwicklung von OCR an, einer Scantechnologie, die Zeichen in verwertbare Daten umwandelt. Bereits vor zwanzig Jahren konnten Rechnungen erkannt und digital verwertet werden. Die Technik, damals noch fehleranfällig, kann heute sämtliche Belege, Rechnungen, aber auch Pläne mit denen Ingenieure auf Geschäftseben zu tun haben, fehlerfrei digital aufarbeiten. Wo KI in Fabrik und Haushalt noch auf Prüfstand steht, hat Sie sich für betriebliche Abläufe längst etabliert. Nicht zuletzt, wenn es um Bürotätigkeiten geht, denn hier hatte sich der Computer am schnellsten etabliert. Schließlich bietet dieser noch immer den schnellsten Zugang zu Künstlicher Intelligenz.

Wie können Ingenieure KI zur Erleichterung des Büro- und Buchhaltungsalltags nutzen?

Um maximal von den Vorzügen von KI profitieren zu können, ist es selbstverständlich unerlässlich, sich über seine individuellen Möglichkeiten klar zu werden. Weiterhin gilt: je besser die verschiedenen Programme an die Erwartungen des betreffenden Ingenieurs und seines Aufgabenbereichs angepasst sind, umso besser.

Hier haben sich in der Vergangenheit vor allem die folgenden Einsatzbereiche bewährt:

  1. KI zur Automatisierung von Prozessen (Immer wiederkehrende Aufgaben lassen sich teilweise – je nach Programm – hervorragend an KI Systeme übertragen. Wurden die entsprechenden Richtlinien einmal festgelegt, steht einem optimierten Ablauf nichts mehr im Wege.)
  2. Angebotsoptimierung (Die gespeicherten Daten lassen sich zudem auch ideal zur Optimierung von Angeboten nutzen. Hier können nicht nur die Preise und Konditionen vergangener Angebote abgespeichert, sondern auch regelmäßige Sonderwünsche des Kunden vermerkt werden.)
  3. Digitale Belegerkennung (Hierbei handelt es sich um eine besondere Fähigkeit von KI, die nicht nur viel Zeit, sondern auch Mühe sparen kann. Das System erkennt Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Co. und speichert die relevanten Daten an der gewünschten Stelle ab.)
  4. Sprachsteuerung und digitale Kommunikation (Anrufe per Sprache tätigen? Wichtige Details ganz einfach über einen Sprachassistenten abfragen, ohne händisch suchen zu müssen? Mit den entsprechenden Programmen aus dem Bereich KI kein Problem!)
  5. Buchhaltungssoftware (Mit einer KI-gestützten Buchhaltungssoftware lässt sich nicht nur der Alltag der Buchhalter erleichtern, sondern auch die Kommunikation und der Austausch der Daten mit dem Steuerberater optimieren. Buchhalter profitieren hier unter anderem davon, sich nicht mit dem Buchen von Rechnungen aufhalten zu müssen, sondern können ganz bequem auf die jeweils relevanten Daten zugreifen.)

KI kann für alle Abteilungen Lösungen bieten?

Auch wenn Ingenieure tendenziell aufgeschlossener für technologische Entwicklungen sind, zeigt sich bei vielen doch immer noch Respekt gegenüber KI-gesteuerten Lösungen. Und dass in vielen Fällen unbegründet. Vielmehr zeigt sich hier weitestgehend unabhängig von den jeweiligen Abteilungen, wie effektiv es sein kann, auf die Daten intelligenter Algorithmen zugreifen zu können. Dementsprechend lohnt es sich sowohl für kleine als auch für große Betriebe, sich mit den individuellen Möglichkeiten, die die Lösungen im Bereich der Künstlichen Intelligenz mit sich bringen, zu befassen und für sich zu entscheiden, welche Vorteile für den eigenen Betrieb und die entsprechenden Mitarbeiter eine Rolle spielen könnten.

Wer sich hier für die passenden Programme entscheidet, erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag der verantwortlichen Personen in den unterschiedlichen Bereichen, sondern nutzt auch die Möglichkeit, die Zufriedenheit im Betrieb gegebenenfalls zu steigern. Auch der Alltag im Büro bzw. in der Buchhaltung zeigt immer wieder, dass viele Abläufe, wie zum Beispiel das Buchen von Rechnungen, die Eingabe von Lieferscheinen oder Feedbackgespräche nach einem bestimmten Standard ablaufen. Und exakt an dieser Stelle kommen die vielseitigen Möglichkeiten von KI ins Spiel!

Mit den entsprechend angepassten Programmen lassen sich exakt diese Regelmäßigkeiten nutzen, um das Arbeiten in den unterschiedlichen Bereichen effektiver zu gestalten. Wie wäre es zum Beispiel, wenn ein Buchhaltungsprogramm auf der Basis von KI dazu in der Lage wäre, alle relevanten Daten einer Rechnung abzufragen? Würde es nicht Zeit ersparen, sich bei einem Kunden via Chatbot über seine Erfahrungen mit Produkt X zu erkundigen? Immerhin zeigt die Verbindung zwischen Ingenieurswesen und KI auch immer wieder, dass dieses Prinzip, zum Beispiel bei der Suche nach einem bestimmten Fehler im System, funktionieren kann.

Über den Autor:

Fabian Silberer ist Gründer und Geschäftsführer von sevDesk, einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware für Selbstständige und Kleinunternehmer. Im Jahr 2013 gründete er zusammen mit seinem damaligen Studienfreund Marco Reinbold das Software-Startup, welches heute mehr als 80.000 Kunden vorweisen kann.